jeudi 10 novembre 2011

Pourquoi j'utilise les activités LotusLive pour gagner du temps

Je suis responsable marketing chez Synergie Informatique , je me considère comme une utilisatrice informatique "avancée" ayant des besoins de collaboration de base.

J'utilise chez Synergie Informatique le client riche  de messagerie IBM Lotus Notes Version 8.52. Il est installé sur mon poste et me permet de travailler en mode déconnecté lors de mes déplacements en train.

J'utilise aussi des services de collaboration dans le Cloud sur LotusLive et je vais vous faire part de mon retour d'expérience sur l'utilisation des activités LotusLive .


Qu'est-ce que les activités dans LotusLive?
Une activité est une suite de tâches regroupées par section, de documents partagés liés à la thématique de l'activité  et associée à une date d'échéance


Comment j'utilise les activités LotusLive?

Je crée et je gère mes activités quotidiennes et récurrentes à savoir :
  • gestion des partenariats avec les éditeurs
  • gestion des campagnes de communication (communiqués de presse, offres commerciales...)


Ces activités me permettent de centraliser et d'organiser des tâches , de partager des documents et des liens avec des collaborateurs mais aussi des partenaires externes.



J'évite ainsi de polluer mon agenda avec des rappels , de démultiplier une pièce jointe vers X destinataires et de relancer mes partenaires pour connaître leur avancement (surtout quand je me mets en mode pitbull) :-)

Je retrouve aussi la "mémoire" de mon travail à savoir les activités terminées, qui a réalisé quelle tache...

J'industrialise.... et oui je fais souvent les mêmes actions auprès de partenaires différents. Alors je me suis créée des modèles d'activité que je réutilise et adapte selon mon besoin.

J'éprouve aussi un "plaisir certain" à attribuer les tâches à réaliser à mes partenaires et à suivre l'évolution globale du projet

J'ai diminué ma consommation de "pense-bête"(je ne peux citer la marque)... ils ont disparu tous ces petits papiers "décoratifs" bleus et jaune me rappelant de relancer, d'envoyer....


Pourquoi j'ai modifié mon mode de gestion de la relation partenaire ?

Le nombre de partenaires à gérer a doublé en 1 an
Les tâches sont récurrentes
Les partenaires utilisent tous des technologies différentes qui ne sont pas toujours interconnectables
Le suivi et la relance des actions à mener par chacun est chronophage


Ce que je gagne à utiliser les activités de LotusLive !

Je gagne du temps en utilisant mes modèles
Je gagne du temps dans la gestion de mes partenaires
Mes collaborateurs ne me posent plus la question "on en est où pour le communiqué?", ils consultent les activités
En plus mes partenaires profitent de compte invités "gratuits"